Đào tạo nội bộ là việc doanh nghiệp tự truyền nghề cho đội ngũ của mình bằng chính quy trình, tri thức và con người bên trong công ty, thay vì chỉ trông vào các khóa học bên ngoài. Với chủ SMEs, câu hỏi khó nhất thường không phải là dạy cái gì, mà là làm sao để việc học vẫn tiếp tục trong những ngày mình bận, mình mệt, mình vắng mặt. Bài viết này dựa trên Chương 17, “Doanh nghiệp tự học”, trong cuốn SMILE+, có tham khảo thêm Chương 9 và Chương 10.
Đào tạo nội bộ là gì, và vì sao nó hay tắt khi sếp bận?
Trong SMILE+, Alex là một người chủ đã đi qua nhiều tháng xây dựng hệ thống, đào tạo, kèm cặp và trao quyền. Rồi anh bắt đầu nhận ra một điều lạ. Một buổi sáng, anh thấy Maya đang ngồi cùng một nhân viên mới, trên bàn là một bản kế hoạch còn dang dở. Maya không làm thay, cô chỉ hỏi vài câu rồi để người đối diện tự nghĩ và tự sửa. Không có kế hoạch đào tạo nào ghi rằng cô phải ngồi kèm người mới vào sáng hôm ấy, cô đơn giản là làm.
Buổi chiều cùng ngày, một nhân viên khác vừa xử lý xong một tình huống khách hàng khó, cậu chủ động mở kho tri thức nội bộ rồi ghi lại những điều vừa học được, không ai yêu cầu, không ai kiểm tra. Ngày trước, những việc như vậy chỉ xuất hiện khi Alex chủ động triệu tập.
Khi Alex kể lại, Mr. Grant hỏi anh có thấy điểm chung của những chuyện ấy không, rồi nói gọn: không ai phải thúc. Ông bảo rằng đến lúc người ta học mà chẳng cần ai nhắc nữa, đó mới thật sự là văn hóa.
Đào tạo do người lãnh đạo thúc đẩy có một tuổi thọ rất ngắn, nó kéo dài đúng bằng sức thúc của người ấy. Khi sếp bận, khi sếp mệt, khi sếp vắng, nó tắt.
Nếu bạn thấy mình trong hình ảnh người sếp phải nhắc thì đội mới học, bạn có thể đọc thêm bài Lời nguyền sếp giỏi là gì? để hiểu vì sao mọi việc cứ quay về tay mình.
Xây dựng hệ thống đào tạo nội bộ bắt đầu từ đâu?
Văn hóa tự học ở Chương 17 không tự nhiên mà có. Trước đó, Alex đã đi qua nhiều bước, trong đó có hai bước mà sách kể khá kỹ ở Chương 9 và Chương 10. Mình gom lại thành ba việc.
1. Thu bài học nhỏ lại để lọt vào ngày làm việc
Alex từng có một kho tri thức với hàng chục SOP và nhiều video hướng dẫn, nhưng số liệu truy cập cho thấy rất nhiều nội dung gần như không được mở. Mr. Grant nói với anh: “Cậu đang cố kéo họ ra khỏi công việc để học.” Lời khuyên của ông là thu bài học lại nhỏ tới mức nó lọt vừa vào những kẽ hở của một ngày làm việc.
Alex cắt một video dài gần hai tiếng thành những đoạn năm phút, mỗi đoạn chỉ nói một ý, và gửi đúng lúc người ta sắp cần dùng. Anh cũng thử một nhịp ôn đơn giản để chống quên.
Nhịp ôn lại ngắt quãng (Chương 9)
Không dài, không áp lực, chỉ là những cái chạm nhẹ, nhưng đủ để kiến thức bám rễ.
2. Đo quy trình đào tạo nội bộ bằng ba tầng
Alex tin là mọi thứ hiệu quả, nhưng cảm giác không phải bằng chứng. Mr. Grant chỉ ra điểm yếu chí mạng của đào tạo bằng cảm hứng: “Nó dừng lại đúng lúc người ta hết hứng.” Rồi ông viết xuống ba tầng đo, xếp từ nông tới sâu.
Dashboard ba tầng (Chương 10)
Đếm số buổi đã dạy chỉ cho ta biết mình đã bận. Thứ đáng đo là tầng 2 và tầng 3.
3. Ghi nhận sự tiến bộ, không chỉ doanh số
Đây là phần riêng của Chương 17, mình nói kỹ ở mục kế tiếp.
Điều gì khiến việc học tự nuôi chính nó?
Điều làm Alex ngạc nhiên nhất là cách việc học bắt đầu tự nuôi chính nó, như một bánh đà, lúc đầu phải dùng rất nhiều sức để đẩy, nhưng khi đã đủ đà thì chính quán tính sẽ giữ nó tiếp tục quay.
Bánh đà văn hóa học tập (Chương 17)
Không ai lên kế hoạch cho nó, không ai ép buộc nó, nhưng nó lớn dần lên mỗi tuần.
Alex hỏi Mr. Grant điều gì giúp bánh đà quay nhanh hơn, và đoán là động lực. “Không,” ông mỉm cười, “sự ghi nhận.” Ông giải thích rằng con người thường lặp lại những hành vi được nhìn thấy và được trân trọng. Nếu sự tiến bộ được nhìn thấy, người ta sẽ bắt đầu yêu việc tiến bộ.
Vài tuần sau, trong cuộc họp toàn công ty, Alex công bố một giải thưởng mới, không dành cho người giỏi nhất, mà dành cho người tiến bộ nhất và tạo ảnh hưởng tích cực nhất tới sự phát triển của người khác. Cái tên đầu tiên là Maya. Khi cuộc họp gần kết thúc, Frank, người từng gạt phắt tờ checklist năm nào, bất ngờ giơ tay hỏi về bạn mới sắp vào phòng mình rồi nói: “Nếu được thì để tôi kèm.” Rồi anh thêm: “Cũng đến lúc mấy thứ tôi biết được truyền lại rồi.”
Người từng sợ bị thay thế cuối cùng đã tìm lại được giá trị của mình, không phải bằng cách giữ kiến thức lại, mà bằng cách trao nó đi. Về việc chuẩn bị cho những người truyền nghề như Frank và Maya, bạn có thể xem thêm bài Train the trainer là gì?.
Đào tạo nội bộ doanh nghiệp đi qua bốn nấc thang nào?
Những tháng sau đó, Alex chỉ quan sát. Người mới tìm đến Maya trước khi tìm đến anh, Frank ngồi cùng cậu nhân viên trẻ vào mỗi sáng thứ Ba. Anh thấy rõ rằng một nền văn hóa trong doanh nghiệp thường đi lên qua bốn nấc thang.
1. Tự phát
Văn hóa cứ tự hình thành mà không ai chủ đích, mỗi người hiểu một kiểu và mọi thứ phụ thuộc vào dăm ba cá nhân.
2. Khung
Người lãnh đạo bắt đầu định hình có chủ ý, đặt ra những giá trị và nguyên tắc làm bộ khung cho cách mọi người cư xử.
3. Hiển thị
Cái khung ấy được nói ra thành lời, được làm cho thấy được qua những nghi thức, những lần vinh danh, những điều mà bất kỳ ai bước vào cũng cảm nhận được.
4. Thực thi
Văn hóa không còn nằm trên tường hay trong các bài phát biểu nữa, mà được sống ra mỗi ngày, tự chạy mà chẳng cần ai thúc.
Hai kiểu đội ngũ
Theo mục 17.3, SMILE+.
Đến lúc người giỏi tự nguyện chỉ lại cho người sau mà chẳng cần ai nhắc, người lãnh đạo mới biết mình đã xây được thứ bền hơn mọi chương trình đào tạo, là một tổ chức biết tự lớn.
Bạn có thể bắt đầu bằng việc gì trong tháng này?
Aha Tasks, Khởi động văn hóa tự học. Hai việc nhỏ từ Chương 17 mà bạn có thể làm ngay với đội của mình:
- Thiết kế một chính sách nhỏ thưởng cho sự tiến bộ, vinh danh người chịu dạy lại cho người khác, hoặc người cải thiện rõ rệt một kỹ năng.
- Chọn một Aha Champion của tháng này và nói rõ trước toàn thể đội ngũ vì sao lại là người đó, bởi một sự ghi nhận cụ thể có sức lan tỏa hơn mọi lời kêu gọi chung chung.
Trước khi làm, bạn có thể thử Test “Bạn đang dẫn dắt đội ngũ đúng người, đúng lúc?” để nhìn lại cách mình đang dẫn dắt từng người. Nếu muốn thực hành kỹ năng truyền nghề, bạn xem Workshop Kỹ năng đào tạo.
Câu hỏi thường gặp
Đào tạo nội bộ là gì, khác gì với gửi nhân viên đi học bên ngoài?
Đào tạo nội bộ là việc doanh nghiệp tự truyền nghề cho đội ngũ bằng quy trình, tri thức và con người của chính mình. Trong SMILE+, đích đến của nó là lúc người giỏi tự nguyện chỉ lại cho người sau mà chẳng cần ai nhắc.
Xây dựng hệ thống đào tạo nội bộ cho SMEs cần những gì?
Theo hành trình của Alex, cần ba thứ, bài học được cắt thành những miếng năm phút gửi đúng lúc cần dùng, một bảng đo ba tầng gồm đầu vào, hành vi, kết quả, và một sự ghi nhận dành cho người tiến bộ, người chịu dạy lại người khác.
Quy trình đào tạo nội bộ có hiệu quả hay không thì đo bằng gì?
Đừng dừng ở số buổi đã dạy. Hãy đo hành vi của đội có thật sự khác đi không, và kết quả công việc có đổi không.
Nếu ngày mai bạn ngừng thúc đẩy, việc học trong công ty bạn sẽ tiếp tục hay dừng lại?
Bài viết dựa trên Chương 17, “Doanh nghiệp tự học”, trong cuốn SMILE+ của Aha Trần.