Lời nguyền sếp giỏi là hiện tượng người lãnh đạo càng giỏi chuyên môn lại càng dễ ôm việc, trở thành điểm nghẽn của tổ chức và khiến đội ngũ phụ thuộc vào mình. Càng giỏi thì càng bận, càng trách nhiệm thì càng khó buông tay, và càng ôm việc thì đội ngũ càng phụ thuộc. Đây là khái niệm xuyên suốt cuốn SMILE+ của mình, và cũng là điều mình từng trải qua từ bên trong trong những năm trực tiếp điều hành doanh nghiệp.
Lời nguyền sếp giỏi trông như thế nào?
Trong SMILE+, mình kể chuyện về Alex, một người chủ doanh nghiệp giỏi nghề tới mức trở thành nút thắt của chính mình. Công ty anh có bốn mươi con người, ba cấp quản lý, khách hàng tin tưởng, và Alex là người mà ai cũng tìm tới khi có việc khó.
Mười giờ đêm, cả tầng văn phòng chỉ còn lại một ô đèn sáng, và Alex vẫn ngồi trước màn hình, viết lại gần như toàn bộ bản đề xuất mà Maya đã nộp từ chiều. Lý do anh tự nhủ rất quen: “Làm vậy còn nhanh hơn giải thích.” Bề ngoài, đó là trách nhiệm. Nhưng khi mọi việc đều đi qua mình, mọi quyết định đều chờ mình, mọi vấn đề đều quay về mình, thì đó không hẳn là dấu hiệu của một tổ chức mạnh.
Có một chi tiết nhỏ mà Alex mãi sau mới để ý. Maya không còn nói “em làm xong rồi”, cô nói “anh xem lại giúp em cho chắc”. Câu nói nghe rất cẩn thận ấy thật ra là một lần chuyển giao quyền sở hữu kết quả, từ người làm sang người sếp.
Bàn tay càng vàng, cái bóng đổ xuống đội ngũ càng lớn.
Vì sao sếp càng giỏi, đội ngũ càng phụ thuộc?
Vì một vòng lặp mình gọi là Bẫy Bàn tay vàng. Khi mình luôn là người làm tốt nhất và luôn ra tay, đội ngũ không còn khoảng trống để tự xoay, tự sai, rồi tự giỏi lên. Họ học được đúng một điều, là đẩy việc khó về phía mình là xong. Thế là mình bận mãi, còn họ thì đứng yên, và mọi việc khó cuối cùng đều quay về một người.
Vòng lặp Bàn tay vàng
Rồi một ngày, mọi việc khó đều quay về cùng một chỗ: bàn làm việc của người sếp.
Không phải vì họ lười, mà vì mình giỏi quá và ra tay quá nhanh. Cũng giống như tập xe đạp cho con, nếu người lớn cứ giữ chặt phía sau mãi thì đứa trẻ sẽ không bao giờ học được cách tự thăng bằng, không phải vì nó không có khả năng, mà vì nó không có cơ hội.
Cái giá của Lời nguyền sếp giỏi là gì?
Một đêm, Alex mở lại lịch làm việc tuần trước và cộng thử những giờ anh dành cho việc về lý thuyết không nhất thiết phải do anh làm: sửa báo cáo, chỉnh đề xuất, họp thay người khác, xử lý việc lẽ ra trưởng nhóm làm được. Kết quả là mười hai tiếng chỉ trong một tuần. Một tháng gần năm mươi tiếng. Một năm hơn sáu trăm tiếng.
Phép tính của Alex
Dành cho những việc không nhất thiết phải do anh làm.
Cái giá thật sự không phải những giờ làm thêm, mà là những việc quan trọng hơn đã không được làm: những chiến lược chưa kịp xây, những khách hàng lớn chưa kịp gặp, những buổi tối với gia đình chưa kịp có mặt. Mỗi giờ sếp trả lời thay người khác cũng là một giờ đội ngũ không học được cách tự trả lời. Đó là cái giá không ai ghi vào sổ.
Mỗi giờ sếp trả lời thay người khác là một giờ đội ngũ không học được cách tự trả lời.
Làm sao biết mình đang mắc Lời nguyền sếp giỏi?
Cách thẳng thắn nhất là đo.
Nhật ký Bàn tay vàng, 1 tuần. Trong SMILE+ có một bài tập tên là Nhật ký Bàn tay vàng, làm trong 5 ngày làm việc. Mỗi lần bắt tay vào một việc, bạn ghi nhanh bốn cột:
- Việc gì.
- Mất bao lâu.
- Ai lẽ ra có thể làm: chỉ mình tôi, nhân viên có kinh nghiệm, nhân viên mới, hay thuê ngoài.
- Nếu giao đi thì người đó còn thiếu gì: quy trình, kỹ năng, quyền quyết, hay sự tin tưởng.
Cuối tuần, tính một con số duy nhất là phần trăm thời gian bạn làm việc của người khác, bằng tổng giờ các việc không phải “chỉ mình tôi” chia cho tổng giờ làm việc. Rồi tự soi ba câu: con số đó khiến tôi thấy gì, trong cột “còn thiếu gì” thứ xuất hiện nhiều nhất là gì, và nếu kéo con số ấy xuống một nửa trong 90 ngày, tôi sẽ dùng số giờ lấy lại được để làm gì.
Nếu muốn một tấm ảnh nhanh hơn, bạn có thể làm bài Test Bạn đang dẫn dắt đội ngũ đúng người, đúng lúc?, 12 tình huống trong khoảng 4 phút.
Làm sao thoát khỏi Lời nguyền sếp giỏi?
Thoát ra không có nghĩa là mình nên dở đi, hay buông cho mọi thứ rối tung. Nó chỉ nói rằng tài năng của người lãnh đạo, đến một lúc, cần đổi hướng, từ giỏi làm việc sang giỏi làm cho người khác làm được. Việc của người lãnh đạo không phải làm giỏi nhất, mà là làm cho cả công ty giỏi lên.
Điểm tựa của sự đổi hướng ấy là một phép tính ta hay quên. Tự làm một việc là đổi một giờ lấy một lần kết quả. Dạy một người làm được việc đó là đổi vài giờ lấy hàng trăm lần kết quả về sau, và nếu người ấy dạy lại được cho người khác, con số còn nhân lên nữa. Đào tạo không phải khoản chi, nó là khoản đầu tư sinh lời cao nhất mà một người lãnh đạo có thể rót vào. Chỉ là lãi của nó trả chậm, nên dễ bị bỏ quên giữa những việc gấp.
Đào tạo là đầu tư X10
Lãi trả chậm, nên dễ bị trì hoãn.
Từ đó, có ba việc nhỏ để bắt đầu:
- Đo trước. Ghi Nhật ký Bàn tay vàng trong một tuần để thấy con số thật của mình.
- Đưa một việc ra khỏi đầu, xuống giấy. Chọn một việc bạn đang làm lặp lại nhiều nhất và viết thành SOP một trang: tên việc, kết quả cần đạt, các bước chính, ba lỗi hay gặp, cách tự kiểm tra.
- Chọn đúng cách truyền nghề. Người thầy trong doanh nghiệp dạy bằng ba cách: đào tạo khi cần trao một kỹ năng người ta chưa có, huấn luyện khi cần đặt câu hỏi để người ta tự gọi ra lời giải, và kèm cặp khi cần đi bên cạnh một người đủ lâu để truyền lại cách nghĩ. Mình gọi đó là Leader TCM (Training, Coaching, Mentoring).
Bàn tay vàng không biến mất, nó chuyển từ chỗ tự gõ từng phím sang chỗ dựng nên cả một dàn nhạc.
Câu hỏi thường gặp
Lời nguyền sếp giỏi có phải do nhân viên kém không?
Thường là không. Có thể họ chưa đủ giỏi, nhưng cũng có thể họ chưa từng có cơ hội để giỏi lên, vì sếp giỏi quá và ra tay quá nhanh. Giữa “được dạy” và “làm được” còn có năm bức tường vô hình: thời gian, tâm lý, hệ thống, quên lãng và người thầy.
Ai dễ mắc Lời nguyền sếp giỏi nhất?
Những người khởi nghiệp bằng tay nghề: chủ doanh nghiệp SMEs và các quản lý giỏi chuyên môn, quen là người giải quyết mọi vấn đề và tự hào vì điều đó.
Bắt đầu gỡ từ đâu nếu tôi quá bận?
Bắt đầu từ một việc duy nhất. Viết việc đó thành SOP một trang, đưa một người đọc thử và chỉnh tới khi họ làm theo được mà không phải hỏi lại. Nếu muốn làm cùng người hướng dẫn, bạn có thể tham gia Workshop Kỹ năng đào tạo.
Nếu tuần sau bạn buộc phải biến mất năm ngày, không điện thoại, không tin nhắn, danh sách những việc “sẽ đổ vỡ nếu thiếu bạn” sẽ dài tới đâu? Và thành thật mà nói, bao nhiêu việc trong số đó thật sự chỉ mình bạn làm được?
Bài viết dựa trên Phần I, Lời nguyền sếp giỏi, trong cuốn SMILE+ của Aha Trần.